CoNtEaNg

Kod Etika Setiausaha Syarikat

A. PENGENALAN

Dengan perkembangan perundangan syarikat yang semakin kompleks dan pembentukan usahasama perniagaan menjadi kumpulan syarikat yang lebih besar, kedudukan setiausaha syarikat telah berubah daripada hanya menjadi seorang pekerja biasa kepada seorang yang jauh lebih penting dalam sesuatu syarikat. Setiausaha syarikat pada masa ini merupakan seorang pegawai syarikat yang diiktiraf dengan tanggungjawab yang lebih berat dan dengan kuasa yang lebih besar yang menuntut kepada tingkah laku beretika di kalangan setiausaha syarikat pada setiap masa.

Kod Etika ini, secara umumnya, bolehlah difahamkan sebagai pemakaian etika bagi hal ehwal korporat, yang dirumus untuk meningkatkan standard pentadbiran korporat dan untuk menanamkan profesionalisme dan ke-berkesanan tugas di kalangan setiausaha syarikat.

Kod Etika ini hendaklah menjadi suatu kod kesusilaan yang memperkatakan dengan apa yang benar atau salah dan apa yang baik atau buruk dari segi moral.

B. PRINSIP

Kod Etika ini didasarkan kepada prinsip-prinsip yang berkaitan dengan ketelusan, integriti, akauntabiliti dan tanggungjawab sosial korporat.

C. OBJEKTIF

Kod Etika ini dirumuskan bagi meningkatkan standard pentadbiran korporat dan bagi menanamkan tingkah laku korporat yang baik untuk mencapai objektif berikut:

1.Untuk menanamkan amalan profesionalisme di kalangan setiausaha syarikat berdasarkan kepada kerukunan moral, kecekapan dan ke-berkesanan pentadbiran; dan

2.Untuk mendukung semangat tanggungjawab dan akauntabiliti sosial sejajar dengan perundangan, peraturan dan garis panduan yang men-tadbirkan sesuatu syarikat.

D. KOD KELAKUAN

Dalam menjalankan tanggungjawabnya, seseorang setiausaha syarikat hendaklah sentiasa mematuhi kod-kod berikut:

1.Berusaha bersungguh-sungguh ke arah profesionalisme yang kompeten dan pada setiap masa mempamerkan kemahiran yang tinggi dalam melaksanakan tugas dan kewajipan jawatannya;

2.Sesungguhnya, pada setiap masa melaksanakan kuasanya dengan suci hati, bertindak dengan penuh tanggungjawab, jujur serta berhati-hati dan penuh ketekunan di dalam menunaikan kewajipan jawatannya;

3.Pada setiap masa berusaha dengan bersungguh-sungguh untuk membantu syarikatnya ke arah matlamat yang ditetapkan berdasar kepada kerukunan moral, kecekapan dan pentadbiran yang berkesan;

4.Mempunyai kefahaman yang jelas tentang matlamat dan tujuan syarikat serta kuasa dan sekatannya seperti yang diperuntukkan di dalam Memorandum dan Perkara-Perkara Persatuan syarikatnya;

5.Mempunyai pengetahuan mengenai peraturan-peraturan dan kaedah-kaedah mesyuarat, khususnya kehendak-kehendak mengenai korum, pengundian dan peruntukan-peruntukan berkaitan proksi dan ber-tanggungjawab untuk rnentadbir rnesyuarat dengan teratur;

6.Tidak mengalih untuk manfaatnya sendiri apa-apa peluang perniagaan yang sedang diusahakan oleh syarikatnya dan juga tidak menggunakan atau mendedahkan kepada pihak-pihak lain segala maklumat sulit yang diperolehi rnelalui jawatannya untuk manfaat sendiri atau orang lain;

7.Mengamalkan sikap yang objektif dan positif serta memberi kerjasama sepenuhnya demi kebaikan bersama apabila berurusan dengan pihak berkuasa kerajaan atau badan-badan yang mengawal selia;

8.Memberitahu ahli lembaga pengarah atau pegawai awam yang sewajarnya apa-apa maklumat diketahuinya, yang dia dengan jujur mempercayai bahawa sesuatu penipuan sedang atau akan dilakukan oleh syarikatnya atau oleh mana-mana pengarah atau kakitangan syarikatnya;

9.Menghadkan dirinya menjadi setiausaha syarikat kepada suatu bilangan yang mana dia mampu menumpukan masa dan keberkesanannya dengan sebaiknya;

10.Membantu dan menasihati pengarah-pengarah bagi memastikan bahawa pada setiap masa syarikatnya menyelenggara suatu sistem kawalan dalaman yang berkesan bagi menyimpan daftar-daftar dan rekod-rekod perakaunan yang sepatutnya;

11.Sentiasa bersikap saksama dalam hubungannya dengan pemegang saham, pengarah dan tanpa berat sebelah berusaha sedaya upaya untuk memastikan pengarah dan syarikatnya mematuhi perundangan yang berkaitan, tanggungjawab-tanggungjawab kontrak dan kehendak-kehendak lain yang berkaitan;

12.Menghadirkan diri atau semasa ketiadaannya memastikan ia diwakili di pejabat berdaftar syarikatnya pada hari dan waktu yang pejabatnya berurusan dengan orang ramai;

13.Menasihati lembaga pengarah syarikatnya supaya tidak menerimapakai polisi yang bertentangan dengan kepentingan ‘stakeholder’ syarikat;

14.Menyedari akan laporan-laporan dan kehendak-kehendak lain statut yang di bawahnya syarikat diperbadankan; dan

15.Hadir atau diwakili dalam mesyuarat syarikat dan tidak membenarkan dirinya atau wakilnya dikecuali atau diketepikan dari mesyuarat berkenaan yang mana boleh menjejaskan tanggungjawab profesionalnya sebagai setiausaha kepada syarikat.